Tabele służą do przechowywania danych. Każda informacja ma swoje odwzorowanie w jednej lub kilku tabelach. Np. dane adresowe znajdują się w tabeli: Adresy; dane o klientach firmy w tabeli: Klienci itp.
Często zdarza się, że interesują nas dane z więcej niż jednej tabeli. Wyobraźmy sobie, że naszym klientem jest firma posiadająca 10 sklepów w różnych miastach. Mamy dostarczyć do jednego z tych sklepów 100 szt naszego wyrobu. Potrzebujemy w tym celu danych z co najmniej 2 tabel: Klienci (informacje: do kogo wysyłamy? Komu wystawiamy fakture?) oraz Adresy (gdzie fizycznie wysłać towar).
Tabele połączone. Z poziomu Access'a można łączyć się do innych źródeł danych. Może to być inna baza w formacie MS Access, plik Excel'a lub tabela w innych systemie bazodanowym np. w MS SQL lub Oracle. Najprosztszym sposobem połączenia jest utworzenietabeli połączonej. Tabela taka jest "linkiem" do danych znajdujących się w innym miejscu, jednak z poziomu MS Access traktowana jest jak każda inna tabela.
Formularze pozwalają na wyświetlanie i wprowadzanie danych w wygodny sposób.
Wprowadzanie danych do formularza przypomina nieco wypełnianie formularza papierowego. W odpowiednie pola wpisujesz odpowiadające im dane (np. imie, nazwisko, data urodzenia). Dobrze zaprojektowany formularz powinien być równie łatwy do wypełnienia jak typowe druczki pocztowe. Dodatkowo część danych może być wypełniana automatycznie np. bieżąca data.
Formularze są tym elementem Access'a który jest najczęściej zauważany przez typowych użytkowników. Jest to "Front" bazy danych - większość użytkowników ocenia bazę danych na podstawie tego właśnie elementu.
Relacje określają jakie są powiązania pomiędzy poszczególnymi tabelami. Za pomocą odpowiednio zaprojektowanych tabel i relacji następuje odwzorowanie rzeczywistości do bazy danych. Przykład: Pomiędzy tabelami Klasy i Uczniowie występuje relacja którą można opisać słownie: do jednej klasy może chodzić wielu uczniów, ale każdy uczeń chodzi do dokładnie jednej klasy.
Jest to pewne uproszczenie ponieważ np. jeden z uczniów ma indywidualny tok zajęć i na zajęcia z matematyki uczęszcza ze starszą klasą, jeszcze inny od 2 lat choruje i nauczyciele chodzą do niego do domu prowadzić lekcje indywidualne. Jednak przy 200 uczniach w szkole oznacza to, że 99% przypadków spełnia podaną powyżej regułę.
Podobne zależności należy zdefiniować dla wszystkich tabel (encji). Należy pamiętać, że tabele i relacje pomimo tego, że są niewidoczne dla użytkownika aplikacji są podstawą każdej bazy danych.
Raporty pozwalają na drukowanie lub przeglądanie danych w formacie zdefiniowanym przez twórce bazy danych. Mogą być bardzo proste lub skomplikowane. Można za ich pomocą drukować wszelkie elementy powtarzalne - o określonym kształcie, wymiarach itp. Mogą to być zarówno proste wydruki kopert, naklejek czy kart maszyn, jak i skomplikowane dokumenty np. faktury, zamówienia albo raport sprzedaży za określony okres czasu.
Access posiada wbudowany kreator raportów, który pozwala na tworzenie raportów na zasadzie prostego wyboru pól z tabel bazodanowych. Możliwe jest także tworzenie zaawansowanych raportów budowanych metodą "od podstaw".