Program MS Access jest systemem zarządzania bazami danych (SZBD) zawartym w popularnym pakiecie Microsoft Office. Pozwala na tworzenie baz danych działających w systemie Windows.
Istnieją trzy różne sposoby używania programu MS Access:
1. Używanie gotowej bazy danych - to właśnie ta możliwość MS Access jest najistotniejsza. Dobrze zaprojektowana i wykonana baza danych pozwala na efektywną prace nawet osobom, których "umiejętności komputerowe" są niewielkie. Pozwala na wygodne i szybkie wprowadzanie danych i korzystanie z nich. Daje możliwość tworzenia dokumentacji "papierowej" oraz pozwala na łatwe przeglądanie uprzednio zdefiniowanych raportów i statystyk.
2. Tworzenie i modyfikacje baz danych - o ile używanie gotowej bazy danych jest bardzo proste i mogą to robić osoby nie znające Access'a, o tyle tworzenie nowych baz danych jest raczej przeznaczone dla osób średnio i mocno zaawansowanych. Tworzenie małych baz danych jest stosunkowo proste, jednak w przypadku programów bardziej zaawansowanych istotne jest aby były one tworzone przez osoby, które bardzo dobrze znają Access'a i zdają sobie sprawę zarówno z mocnych stron tego programu jak i jego ograniczeń.
3. Access "Analityczny" - Często zachodzi potrzeba analizy dużej ilości danych na potrzeby konkretnego, jednorazowego projektu (np. Analiza statystyczna wszystkich rozmów telefonicznych w celu wybrania odpowiedniego operatora międzystrefowego). Może się okazać, że do takiej analizy arkusz kalkulacyjny jest niewystarczający (ograniczenia na ilość komórek). W takim przypadku jednym z możliwych rozwiązań jest wykonanie odpowiednich wyliczeń w MS Access. Opcja dla osób, które znają podstawy MS Access oraz dobrze orientują się w tworzeniu kwerend (Queries) i języku zapytań SQL.